Meskipun ada kemajuan besar dalam teknologi dan proses bisnis dalam beberapa tahun terakhir, banyak produsen dan distributor masih tidak dapat melakukan operasi gudang dasar tanpa masuk ke mode reaktif. Hal ini terutama disebabkan oleh kurangnya proses dan prosedur manajemen persediaan yang tepat seperti pemeliharaan catatan persediaan dasar dan prosedur inventaris yang terdokumentasi.
Beberapa organisasi tidak mengukur inventaris dengan cara yang akurat atau bahkan tidak memiliki sistem pengukuran nyata. Tetapi setiap organisasi harus menyadari bahwa ada banyak manfaat yang datang dengan memiliki proses manajemen inventaris yang tepat — termasuk kemampuan untuk menyediakan layanan pelanggan yang sangat baik, memberikan waktu pengiriman produk yang akurat, mengurangi biaya operasi, dan menyediakan data yang akurat untuk catatan keuangan, serta kemampuan untuk menentukan pembelian di masa depan, atau, untuk produsen, apa yang perlu diprioritaskan di pabrik.
Akurasi inventaris adalah salah satu faktor kinerja utama di gudang atau pusat distribusi. Faktanya, memiliki jumlah inventaris yang tepat (mis. Tidak membawa terlalu banyak pada suatu waktu tetapi memiliki apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya) adalah faktor keberhasilan utama bagi organisasi.
Persediaan hanya dapat dikelola secara efektif dengan proses yang tepat dan dengan prosedur manajemen inventaris yang tepat. Sebagian besar masalah inventaris muncul dari tindakan pengendalian inventaris yang buruk dan kurangnya proses yang tepat untuk melaporkan transaksi yang terjadi secara real time di dalam gudang. Ketika masalah inventaris muncul, banyak organisasi memilih untuk bertindak secara reaktif daripada mencoba memperbaiki masalah yang mendasarinya.
Cara paling cerdas untuk menjalankan gudang Anda adalah memiliki proses yang terdokumentasi di tempat yang menghentikan masalah inventaris sebelum masalah terjadi.
Hanya dengan demikian gudang perusahaan dapat berjalan secara efisien dan memenuhi tujuan memiliki jumlah minimum persediaan di rak untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat dan efisien dan tidak terlalu banyak persediaan yang mahal dan tidak perlu.
Operasi gudang yang mahir dalam mengelola inventaris dan dapat secara akurat memelihara catatan inventaris akan memiliki manajemen pesanan dan permintaan yang lebih baik, lebih sedikit upaya tenaga kerja, lebih banyak pengiriman tepat waktu, dan penggunaan ruang dan peralatan yang dimaksimalkan dengan lebih baik daripada rekan-rekan mereka yang tidak menekankan pada mengoptimalkan manajemen persediaan.
Organisasi-organisasi ini lebih cenderung mengungguli dan berhasil dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini.
Jika ini terdengar bagus untuk Anda dan tim manajemen inventaris Anda, baca terus. Berikut adalah enam tips untuk diikuti untuk memastikan perusahaan Anda mengoperasikan proses manajemen gudang dan inventarisnya seakurat dan seefisien mungkin.
- Maintain a well-organized warehouse (Memelihara gudang yang terorganisir dengan baik)
- Establish good inventory naming and labeling practices (Tetapkan praktik penamaan dan pelabelan inventaris yang baik)
- Define and follow efficient storage and receipt processes and policies (Tetapkan dan ikuti proses dan kebijakan penyimpanan dan penerimaan yang efisien)
- Use cycle counting (Gunakan penghitungan siklus)
- Limit and track access to inventory (Batasi dan lacak akses ke inventaris)
- Use technology to your advantage (Gunakan teknologi untuk keuntungan Anda)
1. Memelihara gudang yang terorganisir dengan baik
Pastikan gudang Anda diatur secara sistematis dan teratur. Pentingnya hal ini adalah dua kali lipat - keduanya sehingga barang-barang dapat dengan mudah diidentifikasi untuk pesanan pelanggan (pesanan penjualan) dan agar bahan yang menuju ke gudang dapat diterima dan disimpan dengan cara yang efisien. Jika anggota kru gudang Anda tidak dapat menemukan apa yang mereka cari untuk mengisi pesanan, atau pengiriman material / suku cadang baru tidak dapat disimpan dengan benar karena inventaris gudang tidak dikelola secara sistematis dan terencana dengan baik cara, Anda kehilangan waktu karyawan (dan pelanggan) yang berharga.
Lipat gandakan jumlah waktu yang hilang dengan berapa kali ini terjadi selama sehari dan kemudian satu tahun dan biaya dalam produktivitas yang hilang dengan cepat bertambah.
Kunci dari gudang yang tertata dengan baik adalah memiliki peta gudang yang jelas dan mudah dibaca di area yang nyaman, dan area inventaris yang berlabel dengan baik, dengan signage yang jelas dan deskripsi item.
Beri nama dan beri label bahkan area yang saat ini tidak memiliki stok, seperti rak kosong, dengan apa yang harus diletakkan di sana di masa depan. Itu selalu dapat diubah jika diperlukan, tetapi Anda tidak ingin hal-hal berakhir di tempat yang seharusnya tidak, hanya karena seorang karyawan berpikir ruang tertentu adalah "bebas untuk semua."
Label lokasi inventaris di gudang harus mudah dibaca dan tidak ambigu, sehingga ukuran dan warna huruf pada label merupakan pertimbangan penting, bukan hanya "menyenangkan untuk dimiliki."
Idealnya label inventaris cukup besar untuk dengan mudah dan cepat dibaca dari jarak beberapa kaki, dan semua label lokasi inventaris di-barcode untuk pembacaan lokasi otomatis.
2. Tetapkan praktik penamaan dan pelabelan inventaris yang baik
Pelabelan Persediaan
Menetapkan praktik penamaan dan pelabelan inventaris yang baik Pelabelan inventaris berjalan seiring dengan organisasi inventaris — inventaris yang terorganisasi dengan baik berarti bahwa pada skala makro, staf gudang akan dapat menemukan bagian yang tepat, dan inventori yang dilabeli dengan baik akan membantu mikro skala dengan menemukan bahan / produk yang tepat dalam bagian tersebut.
Pelabelan inventaris yang baik melampaui gudang perusahaan sendiri dan memiliki dua bagian. Di dalam gudang, setiap item perlu diberi nama dan ditandai dengan detail yang sepenuhnya menggambarkan item tersebut, serta setiap kebutuhan khusus (mis., Tanggal kedaluwarsa, bahan berbahaya, persyaratan pengemasan, dll.)
Saat mengirim bahan yang akan diterima di gudang, pemasok mengirimkan produk ke gudang juga harus mengikuti praktik inventaris yang baik. Idealnya, pemasok akan mengirimkan barang menggunakan label yang sama dengan yang dibutuhkan di gudang penerima baik dengan mengoordinasikan nomor komponen untuk menggunakan atau menggunakan kode UPC. Ini dapat sangat membantu rekan gudang dalam menerima inventaris dengan benar.
Penamaan Persediaan
Selain menghapus label, konvensi penamaan yang digunakan untuk identifikasi item pada label sama pentingnya. (Dan tentu saja nama-nama itu akan digunakan tidak hanya pada label tetapi di seluruh sistem inventaris.) Identifikasi barang yang unik jelas yang paling penting di sini, tetapi selain menjadi unik, panjang dan kejelasan juga harus dipertimbangkan. Nama barang harus pendek dan jelas, biasanya menggunakan angka dan huruf untuk mengidentifikasi setiap produk / bahan secara unik.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika memulai atau mengubah konvensi penamaan adalah mengelompokkan item menggunakan hierarki (kelompok produk hadir sebelum model spesifik dalam keluarga tersebut dan nomor versi spesifik misalnya) dan menghindari karakter atau simbol khusus (seperti merek dagang).
Idealnya nama barang akan cukup jelas dan dipikirkan dengan baik sehingga mereka juga melayani fungsi deskriptif. String karakter dan / atau angka yang digunakan untuk nomor item (dalam sistem penamaan yang terorganisir dengan baik) akan memiliki makna, dengan setiap karakter atau set karakter mengidentifikasi kategori tertentu dalam sistem organisasi inventaris Anda.
Kemudian nama-nama tersebut dapat berguna saat mencari inventaris Anda, mengisi pesanan, atau melakukan tugas pemrosesan inventaris lainnya, atau saat memfilter atau mencari laporan. Akhirnya, setiap item juga harus memiliki deskripsi yang lebih panjang dan jelas dalam sistem inventaris Anda.
3. Tetapkan dan ikuti proses dan kebijakan penyimpanan dan penerimaan yang efisien
Bahkan jika dua aturan pertama untuk manajemen persediaan dipatuhi, gudang hanya seefisien kebijakan dan prosedur yang didokumentasikan. Untuk pergerakan inventaris yang efisien dan pencatatan data yang akurat, penting untuk mendefinisikan semua proses di dalam gudang. Jadi bagaimana cara Anda melakukan ini?
Semua dokumentasi proses harus mencakup prosedur untuk interaksi fisik, penanganan material, pedoman keselamatan, dan kualitas pelaporan. Prosedur-prosedur ini harus mencakup proses langkah demi langkah untuk kwitansi dan menyingkirkan materi. Prosedur yang terdokumentasi harus merinci bagaimana inventaris harus ditangani, diperiksa, dan dimasukkan ke lokasi penyimpanan. Instruksi juga perlu mencakup cara menangani inventaris yang rusak — dapatkah itu dikerjakan ulang atau perlu dihapus?
Selanjutnya, pilih beberapa orang yang terlibat dalam operasi gudang untuk memeriksa dokumentasi sebelum dirilis ke semua karyawan. Ini memastikan bahwa semua tugas atau langkah proses didokumentasikan dan tidak ada bagian puzzle yang hilang.
Setelah semua pengulas setuju, maka dokumentasi dapat dirilis ke karyawan gudang. Pelepasan dokumentasi harus dilakukan melalui pelatihan formal dengan karyawan yang sesuai. Idealnya, karyawan akan ditanyai tentang materi dan harus menilai dengan kemahiran lulus untuk melakukan fungsi dalam prosedur.
Proses mungkin harus diaudit untuk memastikan setiap prosedur yang didokumentasikan diikuti. Jika masalah ketidakpatuhan muncul, pastikan untuk segera melakukan tindakan perbaikan. Dan jika karyawan tampaknya menyimpang dari proses yang didokumentasikan (mungkin karena penyimpangan menyediakan cara yang lebih cepat untuk melakukan suatu tugas), proses tersebut harus diperiksa untuk melihat apakah perubahan diperlukan untuk proses tersebut, dan jika tidak harus dikomunikasikan dengan jelas bahwa penyimpangan proses tidak dapat diterima.
4. Gunakan penghitungan siklus
Meskipun sebagian besar perusahaan memiliki proses untuk menangani inventaris yang jauh lebih baik, ini tidak menghilangkan kebutuhan (dan manfaat) penghitungan siklus.
Penghitungan siklus adalah cara menghitung inventaris di mana sebagian kecil inventaris dihitung selama periode waktu yang lama. Berbeda dari penghitungan inventaris fisik biasa, di mana operasi berhenti sementara semua item dihitung di fasilitas pada satu waktu, jumlah siklus kurang mengganggu operasi sehari-hari.
Penghitungan siklus juga memberikan penilaian yang berkelanjutan tentang akurasi persediaan dan pelaksanaan prosedur, dan dapat dirancang untuk fokus pada item dengan nilai lebih tinggi, volume gerakan lebih tinggi, atau yang sangat penting untuk proses bisnis. Penghitungan siklus memverifikasi keakuratan inventaris dan dapat membantu mengidentifikasi akar penyebab kesalahan inventaris.
5. Batasi dan lacak akses ke inventaris
Batasi dan lacak akses ke inventaris. Perlindungan yang mudah untuk mengelola inventaris adalah dengan hanya memiliki karyawan yang perlu memiliki metrik akses inventaris yang benar-benar memiliki akses ke inventaris dan data inventaris. Jika Anda tahu persis siapa yang memiliki akses dan memastikan bahwa sekelompok kecil orang ini dilatih dengan benar tentang sistem dan praktik organisasi inventaris perusahaan Anda, akan jauh lebih mudah untuk mengelola sistem, mengurangi kesalahan, dan mengimplementasikan perubahan saat diperlukan.
Ini adalah sesuatu yang idealnya harus diputuskan ketika sistem manajemen inventaris sedang dilaksanakan, tetapi review tentang siapa yang memiliki akses ke inventaris dan sistem inventaris bernilai pada titik mana pun. Tinjauan tahunan atau dua tahunan tentang akses ini mungkin merupakan prosedur yang berguna untuk memperkenalkan agar daftar siapa yang memiliki akses inventaris tetap terkini.
6. Gunakan teknologi untuk keuntungan Anda
Saat ini, teknologi berperan dalam hampir setiap proses bisnis. Dan jika perusahaan Anda masih melacak data inventaris dengan pena dan kertas atau spreadsheet sederhana, Anda mungkin menyadari bahwa perangkat lunak manajemen inventaris memiliki kemampuan untuk membuat kontrol inventaris dan organisasi jauh lebih mudah dan lebih akurat. Pertanyaannya hari ini adalah bukankah seharusnya teknologi berperan dalam manajemen inventaris, tetapi seberapa besar peran yang harus dimainkannya?
Jawaban atas pertanyaan itu bergantung pada kebutuhan inventaris perusahaan Anda, dan seberapa banyak mereka dapat dipenuhi oleh sistem sederhana (melacak tingkat stok dan pergerakan) atau jika sistem yang lebih kompleks diperlukan (misalnya, barang-barang manufaktur atau barang-barang yang terdiri dari sub -assemblies dan banyak komponen memerlukan sistem manajemen inventaris yang lebih kompleks yang melacak inventaris secara real time).
Tetapi tidak peduli betapa rumitnya kebutuhan inventaris Anda, perangkat lunak manajemen inventaris akan memudahkan Anda untuk melacak inventaris Anda (serta pesanan, penjualan, dan pengiriman), memungkinkan orang yang tepat memiliki akses ke inventaris itu, memiliki catatan akurat tentang pergerakan inventaris, dan dapatkan wawasan dari aktivitas dan riwayat inventaris.
Teknologi bar coding memainkan peran penting dalam sistem gudang otomatis. Printer dan pembaca kode batang relatif murah dan dapat dimasukkan ke dalam operasi gudang. Pembaca kode batang sangat mengurangi kesalahan entri data manual yang terjadi di gudang. Teknologi lain seperti RFID (identifikasi frekuensi radio) juga menjadi sangat murah dan harus dipertimbangkan untuk inventaris bernilai lebih tinggi.
https://www3.technologyevaluation.com/research/article/6-tips-for-perfect-nearly-inventory-accuracy.html
No comments:
Post a Comment