Key role of Supply Chain Manager

Tujuan utama dari memanage Supply Chain adalah bagaimana perusahaan dapat mencapai tujuan menyiapkan produk dalam jumlah yang tepat, pada saat yang tepat, dilokasi yang tepat, dengan kondisi/kualitas yang tepat, bagi pelanggan yang tepat, dan semua itu dengan biaya yang tepat (sering kali adalah yang paling cost efficient).

Untuk mencapai hal tersebut harus melakukan Demand Planning yang sempurna, Strategi sourcing yang tepat, Strategi produksi yang paling ekonomis dan timely, dan strategy distribusi yang cost efficient.

Keempat fungsi tersebut adalah inti dari Supply Chain. Tergantung dari pimpinan bagaimana mau mengorganisir fungsi tersebut. Bisa saja dibebankan kepada COO, bisa juga dirangkap oleh CEO (kalau perusahaannya tidak terlalu besar), bisa saja ada Supply Chain Director, dan bahkan bisa saja dibebankan kepada HRD bilamana perusahaannya adalah perusahaan jasa (tidak menghasilkan
produk).

Kalau Logistics lebih mengacu pada taktik eksekusi dari strategi supply chain yang sudah ditentukan di atas. Levelnya bisa Direktur (kalau perusahaan besar) atau sekedar 'staff logistik' untuk perusahaan yang kecil.


sumber : milis Asosiasi Logistic Indonesia

Replenishment

Replenishment memiliki arti umum, sperti yang bapak sebutkan itu. Jika jik amenggunakan arti umum, maka tidak ada bedanya kata mana kita menggunakan, misalnya refill, restock relocate. Kita menggunakan kata replensihment (continous replenishment) dalam arti istilah specific, yaitu sebagai "metode" pengisian ulang.

Untuk item "normal" moving, bisa, asalkan dapat mengantispasi potensi return atau unsold yang nantinya harus potong harga (markdown), padahal ditempat lain item itu tidak  ada.  "Slow" moving tidak bisa begitu, walau pengirman dengan item normal dan slow bisa bersaaman.

Baik Normal amupun slow, perlu evaluasi beberapa hal sebelum pengisian ulang (refill), termasuk shelve life, shelve space, warehouse space, item value, item application, dan prioritas refill
pada berbagai stock point dari stock yang ada, dll. Kemungkinan item slow ditempatkan pada 1 lokasi saja (inventory pool). Pengisian bisa bertingkat atau pengiriaman langsung ke end-users.

Untuk yang normal dan yang slow, waktu yang tersedia untuk evaluasi dan issue PO dan DO cukup.

Untuk lebih dalam tentang Metode Replenishment, saya anjurkan membaca buku:
1. Living Supply Chains (John Gatorna)
2. Supply Chains; A Manager's Guide (David Taylor)


Hendy Sitompul
Big 5 Consulting

sumber : milis Asosiasi Logistic Indonesia

Manajemen Pergudangan

Manajemen Pergudangan adalah suatu sistem dari bahagian aktivitas Logistik.

Manajemen pergudangan mencakup kegiatan dari mulai penerimaan,penyimpanan,pemeliharaan dan pengeluaran barang dengan tata cara/prosedur yang baku agar selalu up to date (accountable, auditable and controlabel).

Perbedaan Pergudangan dengan Cross-docking

Cross docking merupakan methode untuk meningkatkan velocity inventori dan mengurangkan biyaya karena melalui cross dock, barang tidak di simpan di dalam gudang (kalau ada hanya sekadar beberapa jam) i.e. apabila sampai, aktiviti receiving, putaway, dan pick, pack dan shipping itu berlaku di sistem dan bukan melalui aktiviti physical.

Barang akan langsung di salurkan oleh sistem melalui e.g. sistem conveyor ke shipping dock dimana beberapa truk telah sedia menunggu untuk distribusi selanjutnya.

Ada bermacam bentuk crossdocking tergantung kepada kesediaan supplier dan juga tahap informasi (atau level of IT). Sebagai contoh, kalau informasi mengenai tujuan spesifik (customer destination) sudah di ketahui supplier sebelum waktu mereka ship, maka supplier akan bisa palletize mengikut customer dan kebutuhun tertentu.

Hal seperti ini sangat cocok kerana ia akan memastikan waktu yang cukup pendek di gudang nanti. Tahap IT juga penting untuk memperbolehkan penggunaan bar coding, RFID etc untuk mempercepatkan lead time.

sumber : milis Asosiasi Logistic Indonesia

Belajar ERP Dari Mana?

Banyak yang bertanya kalau belajar ERP itu mulai dari mana?

Belajar ERP (Enterprise Resource Planning) adalah memang memerlukan effort yang sangat besar dikarenakan luasa cakupannya dan banyaknya bidang yang harus dipelajari serta multi disiplin, dimana bidang yang perlu dipelajari mulai dari belajar business processnya, membangun aplikasi ERP, membangun infrastruktur ERP, Implementasi ERP, sampai manitenance system ERP, dll.

Belajar business process sendiri cukup luas, mulai dari business process production/operations management, business process HR management, business process accounting and financial management, dll.

Belum lagi setiap ERP System harus dibangun dari tiga komponen utamanya,
1. Operating System (OS),
2. Aplikasi system (programming),
3. Database system.

Dimana di masing-masing komponen utama itu terdapat pilihan yang cukup beragam dari yang non opensource sampai dengan yang opensource.

Memang akirnya yang mempelajari ERP System akan menjadi spesialis dan terbagi keahlian2nya di bidang2 tertentu dalam membangun sebuah ERP System.

Untuk memulai mempelajari ERP system mulailah dengan belajar business prosess general dalam suatu Enterprisem. Akan sangat membantu sekali dalam mempelajari bidang-bidang lain dalam membangun ERP System.


MSY
Pusat Studi ERP Indonesia

http://www.ERPweaver.com


Sumber foto :
https://www.zdnet.com/article/case-study-how-traditional-erp-helped-meet-modern-business-expectations/

Strategi Supply Chain Management

Supply Chain Management (SCM) adalah suatu strategi bisnis yang telah berhasil meningkatkan kualitas bisnis/usaha, baik di sektor swasta maupun public. Implementasi SCM memberikan dampak terhadap permintaan pasar yang semakin meningkat. Seiring dengan hal tersebut maka kebutuhan jaminan kualitas, ketepatan pengiriman, dan kecepatan distribusi juga meningkat.

Pada era informasi sekarang ini, supply chain yang terintegrasi memungkinkan organisasi untuk mengurangi inventori dan berbagai biaya, meningkatkan nilai (value) produk, mengembangkan resources, mempercepat waktu, dan mempertahankan konsumen.

Rekonfigurasi dan improvisasi terhadap kapabilitas supply chain dapat meningkatkan kualitas, fleksibilitas dan kepekaan interaksi antara perusahaan dengan konsumen ataupun dengan pemasoknya, yang secara otomatis akan mengoptimalkan biaya dan menciptakan pasar yang kompetitif Relationship atau interface improvement diantara `chain' di dalam konsep ISCM dilakukan untuk memperbaiki process outcome, meningkatkan performansi supply chain dan memberikan keunggulan berkompetisi.

Pada akhirnya, penajamanan aplikasi proses rantai pasok menjadi bagian utama para pelaku usaha di bidang logistik, manufaktur, jasa angkutan, ataupun institusi pemerintah untuk meningkatkan daya saingnya.

MSY
Pusat Studi ERP Indonesia


Sumber foto :
https://ipqi.org/10-strategi-meningkatkan-pengelolaan-rantai-pasokan-supply-chain-management/

Beda Supplier dengan Vendor

Pengertian supplier & vendor dari APICS Dictionary, 12th ed.

Supplier
1) Provider of goods or services. 2) Seller with whom the buyer does
business, as opposed to vendor, which is a generic term referring to
all sellers in the marketplace.

Vendor
Any seller of an item in the marketplace

Engineering Store / Warehouse

Tanggung jawab terkait dengan job yang harus dikerjakan meliputi :

1. Design layout (6T) dan material flow yang efektif dan efisien (berpikir Safety + QDC) termasuk equipment support seperti Forklift (unloading) carrier (receiving & supply), Racking (storage system) dan sebagainya. 
2. Membuat operasional standard berdasarkan design material flow (dari receiving sampai supplying) 
3. Man power planning & control edukasi (skill map) 
4. Menetapkan standard packing untuk masing-masing item / parts 
5. Planning dan control budget (biaya operasional) 
6. Menetapkan standard control terhadap stock inventory 
7. Material Flow Maintenance system (periodical patrol 5S, Safety, etc.) 

Evaluasi Supplier

Vendor Management & Claim di sebuah perusahaan logistic yang menangani masalah evaluasi supplier agar simple dan mudah di cerna banyak orang bisa menerapkan penilaian pada :

1. Validitas data, baik legal maupun kondisi perusahaan berupa kapasitas dan penunjang produksinya (Registrasi).
2. Delivery time.
3. Product Quality per PO/Delivery dan Quantity delivered.
4. Support service atas claim product bermasalah.
5. TOP dan Analisa harga.
6. Customer service support, pelayanan/komunikasi mulai dari registrasi sampai adanya supply product.

Dari semua penilaian diatas untuk point 2-6 dibuat skala nilai.


Sumber foto :
https://www.industryweek.com/supplier-relationships/case-supplier-development

PPIC

Sebaiknya PPIC dibagi menjadi:

PPIC Planner, bertugas untuk membuat perencanaan atau MPP (Master Production Plan) dan MRP (Material Requirement Plan) untuk satu tahun dan 6 bulan kedepan baik itu produksi maupun material yang dibutuhkan berdasarkan data dari Dept Marketing (seperti forecasting permintaan produk/jasa dan lainnya), Dept IE (seperti perhitungan kapasitas produksi, time study dan lainnya). dan Dept Procurement (seperti data supplier, list long lead time supplier, list lead time material dan lainnya) serta Dept PPIC sub Logistik (data inventory di gudang, data ketersediaan produk di distributor/ agen, data ekspor/impor material dan lainnya)

PPIC Schedulling, bertugas membuat penjadwalan produksi detail (per hari, minggu, bulan dan tiga bulanan) atau biasa juga disebut LOAD PLAN berdasarkan MPP.

PPIC Logistik, bertugas mengontrol perusahaan logistik sehingga dihasilkan data inventory, data ketersediaan produk di distributor/ agen, data ekspor/impor material, rencana pengiriman produk dan lainnya)

Investigasi Kehilangan Barang

Problem di gudang biasanya bukan SOP-nya yang tidak ada, tapi pelaksanaan SOP di lapangan.
Yang bisa membantu melacak kehilangan barang, antara lain :

a. Penerapan Sistem barcode unique, tiap dus barang diberi barcode yg unik, dengan sistem ini setiap dus barang seakan memiliki 'watch dog'nya masing-masing, yang bisa dilacak : keberadaannya (lokasi), expired date, status, dsb.
b. Stok opname tiap hari full secara cepat (maks 1 jam).
c. Bin card.
d. Software gudang, Warehouse Management System Software, bukan hanya Inventory Management Software.

Pertama harus di investigasi apakah kehilangan tersebut karena faktor di curi oleh karyawan atau masalah administrasi yang tidak rapih

Jika masalahnya karena  pencurian maka perlu dilakukan lokalisasi barang2 yang mudah di curi atau paling di gemari oleh pencuri. Perketat akses keluar masuk gudang, perkecil kemungkinan penyalah gunaan wewenang dan buat shock terapi melalui sidak loker dan tas karyawan. Atau jika ditemukan pelakunya maka agar di proses ke kepolisian untuk menimbulkan efek jera bagi yang lain. Kemudian buat berita besar2 pada karyawan agar yang lainnya tidak berani melakukan lagi.

Jika masalah administrasi maka perlu dibuat report harian yang tujuannya sebagai alat kontrol bagi kerja karyawan. Secara sederhana adalah dengan melihat akurasi lokasi penyimpanan barang di gudang, akurasi tersebut di hitung berdasarkan fisik yang ada dilapangan dan juga berdasarkan data system.

Dari report tersebut akan banyak action plan yang harus dibuat sehubungan finding lapangan di dalam audit harian. Dan  tugas manager warehouse adalah memastikan action plan tersebut dilaksanakan dan berjalan sesuai target.

wms akan sangat membantu kinerja digudang tapi yang paling penting adalah membiasakan karyawan melakukan operasional gudang sesuai dengan standart kerja yang ada. Sebagus apapun wms kalo karyawan tidak mengerti pentingnya sop maka hanya akan menghambat kerja.


milis APICS-ID

Heijunka : Leveling Production

Kebanyakan perusahaan mencari cara mudah dalam penjadwalan produksi yaitu dengan menggunakan sistem batch. Satu jenis produk diproduksi dalam jumlah besar, lalu diganti dengan produksi untuk jenis produk lain juga dalam jumlah yang besar sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 

Mengurangi frekwensi set-up biasanya menjadi pertimbangan utama untuk menjadwalkan produksi dengan sistem batch. Dalam TPS penjadwalan sistem batch justru dihindari. Mereka lebih memilih heijunka. 

Ketimbang menjadwalkan produksi untuk produk A selama satu minggu, lalu produk B satu minggu berikutnya, mereka lebih memilih untuk memproduksi produk A dan B bergantian setiap hari, atau mungkin setiap jam. 

Keuntungan utama dari heijunka adalah pembebanan yang stabil untuk sistem produksi. Keuntungan lain adalah berkurangnya tingkat persediaan dalam proses produksi dan juga menghindari lonjakan-lonjakan permintaan ke pemasok.

Untuk dapat menerapkan konsep heijunka, membuat waktu set-up seminimal mungkin adalah persyaratan mutlak.

Contoh heijunka:
Suppose a factory should produce the following products (20 days/month, 8 hours/day):
Product A: 1000 pcs -> 50 pcs/day
Product B: 600 pcs -> 30 pcs/day
Product C: 400 pcs - 20 pcs/day

If there are 8 hours x 60 minutes = 480 minutes in a day, so:

Product A: 480/50 = 9.8 minutes/pcs
Product B: 480/30 = 16 minutes/pcs
Product C: 400/20 = 24 minutes/pcs

Total production in a day is (50+30+20) pcs = 100 pcs

Takt Time (the time it takes to produce one piece of products)= 480 minutes/100 pcs
= 4.8 minutes/pcs or 10 pcs/48 minutes.

Per 48 minutes :
Product A: 5 pcs 
Product B: 3 pcs
Product C: 2 pcs

Sequencing is A-B-A-C-A-B-A-C-A-B ->repeadly in 480 minutes/48 minutes = 10 times in a day

 Sumber: http://www.ibrosys.com/

Komponen Rantai Supply

Menurut Turban, Rainer, Porter (2004, h321), terdapat 3 macam komponen rantai suplai, yaitu:

Rantai Suplai Hulu / Upstream supply chain.

Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan manufaktur dengan para penyalurannya (yang mana dapat manufaktur, assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur mereka (para penyalur second-trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada beberapa strata, semua jalan dari asal material (contohnya bijih tambang, pertumbuhan tanaman). 

Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan.


Manajemen Rantai Suplai Internal / Internal supply chain management

Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan.


Segmen Rantai Suplai Hilir / Downstream supply chain

Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.


SCM yang dibangun dengan perencanaan yang komprehensif yang menjadikan group bisnis seperti Toyota, Honda, Nisan, Daihatsu, dll menjadi kekuatan dan raksasa bisnis dunia.

JIT di Toyota

Bagaimana JIT bisa smoothly running di Toyota

from: conglie <kicong@gmail. com>

Sekitar bulan December (Toyota menganut tahun fiscal April to Maret) Company akan mengeluarkan Forecast penjualan tahunan kemudian akan diikuti dengan Company action plant yang telah menetapkan KPI yang harus dicapai....

Kemudian semua divisi akan mulai bergerak menyususn budget yang dibutuhkan terkait dengan Breakdown, Repair, Expense dan Invesment yang semua terkait dengan kebutuhan produksi tahun tersebut dengan basic Gentan-I (Rp/unit untuk setiap part, proses, repair, etc) Planning Control akan menyiapkan Getsudo (rencana produksi) tahunan yang akan terkait dengan kebutuhan dan akan dievaluasi untuk mengeluarkan Getsudo bulanan dalam assembling meeting, sesuai data dari marketing.

Produksi akan memproduksi sesuai kebutuhan kanban yang disiapkan oleh CCR dan agar pencapaian sesuai dengan target maka OEE harus dijaga sesuai target (sekiatr 92 % s/d 95% sesuai line) dimana masing masing lini bergerak sesuai dengan tugas masing masing Maintenance akan menjaga Avaibility, Quality dan produksi akan menjaga Rate of Quality, Engineering dan Produksi akan menjaga Performance


Effeciency yang terkait dengan gerakan orang.

Semua gerakan ini diatur dengan 3sheet Standardize Work (SW) yaitu TSK/TSKK, EIS, SOP baik untuk SW type 1 (pekerjaan konstan), type 2 (perkerjaan peridically) dan Type 3 (pekerjaan yang tidak konstant
untuk pekerjaan leader atau staff) dalam satu satuan waktu yang telah ditetapkan, dan terus dilakukan kaizen seperti relayout, cycle time change, etc yang juga akan mengubah TSK/TSKK untuk mendapatkan kondisi yang paling effesien.

Demikian juga supplier part waktu pengirimannya diatur sesuai dengan waktu dan frequency yang telah ditetapkan, untuk mengefesiensikan pengiriman part ini agar kebutuhan kendaraan dan ketepatan waktu bisa menjadi lebih baik digunakan system Milk Run terutama untuk supplier yang satu jalur.

Agar tidak mengganggu proses produksi...part defect dari supplier dijaga maksimal 10 Ppm..(its mean zero defect)..untuk itu Purchaching dengan divisi terkait wajib mendevelopt supplier agar dapat mencapai target tersebut.

Selain itu agar mendapatkan keuntungan yang significant dilakukan aktivitas Cost Reduction dengan mengurangi Muda Mura Muri dengan cara menurunkan defect inprocess, defect part, CR Budget, reduce breakdown dengan TPM, reduce maintenance part, reduce kertas, reduce air, reduce listrik dan menurunkan Gentan-I, etc etc....

Setiap pagi evaluasi harian Productivity dan quality dalam Asakai, tiap bulan evaluasi total dalam berbagai meeting, tiap 3 bulan evaluasi action plant, dan tiap tahun melakukan refleksi pencapaian
tahun ini agar diketahui worst condition yang harus di kaizen di tahun depan...

Dan akhirnya Serikat pekerja dengan semua data data jumlah produksi, effesiensi dan CR yang dicapai akan berunding dengan Company untuk mendapatkan angka Bonus yang bisa memuaskan karyawan.

Terus pada saat Global krisis seperti ini, apa yang dilakukan Toyota...... ."Radical Cost Reduction" menggali semua sisi, semua lubang semua celah yang bisa di cost reduction, tanpa menghilangkan
hak karyawan.