Inventory Handling: Pentingnya Penanganan Stok yang Efisien

Apa Itu Inventory Handling?
Inventory handling adalah proses pengelolaan, penyimpanan, dan pergerakan stok barang dalam rantai pasok. Tujuannya adalah memastikan barang terorganisir, mudah diakses, dan terlindungi dari kerusakan atau kehilangan, sehingga operasional bisnis berjalan lancar.

---

Prinsip-Prinsip Inventory Handling

1. Organisasi yang Efisien

   • Pengaturan gudang menggunakan sistem zonasi berdasarkan kategori barang dan frekuensi penggunaan.
   • Labelisasi dan sistem digital untuk pelacakan real-time.

2. Penggunaan Sistem FIFO dan FEFO

   • First In, First Out (FIFO): Barang yang masuk pertama digunakan lebih dulu untuk menjaga kualitas.
   • First Expired, First Out (FEFO): Prioritas pada barang dengan tanggal kedaluwarsa lebih awal.

3. Automasi dan Teknologi

   • Sistem manajemen inventaris berbasis barcode atau RFID untuk mempermudah pelacakan.
   • Integrasi perangkat lunak ERP untuk data yang akurat.

4. Keamanan dan Perlindungan Barang

   • Pastikan penyimpanan sesuai spesifikasi barang, seperti suhu untuk produk makanan atau farmasi.
   • Penanganan barang berat menggunakan alat bantu untuk mencegah kerusakan.

5. Pelatihan Karyawan

   • Karyawan harus memahami teknik penanganan yang aman, prosedur pengemasan, dan sistem teknologi yang digunakan.

---

Tantangan dalam Inventory Handling

1. Kerusakan Barang: Disebabkan oleh penyimpanan yang tidak sesuai.
2. Kehilangan Stok: Akibat pencurian atau kesalahan pencatatan.
3. Ketidaksesuaian Data: Data stok yang tidak akurat dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan stok.

---

Manfaat Inventory Handling yang Efektif

• Mengurangi Biaya Operasional: Menghindari kerugian akibat kerusakan dan penyimpanan berlebih.
• Peningkatan Layanan Pelanggan: Ketersediaan stok yang tepat waktu memenuhi kebutuhan pelanggan.
• Efisiensi Operasional: Mempercepat proses pengambilan dan pengiriman barang.

---

Kesimpulan
Inventory handling yang baik adalah kunci keberhasilan operasional perusahaan. Dengan kombinasi teknologi, sistem manajemen yang solid, dan pelatihan karyawan, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Inventory Control vs Inventory Management

Apa Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management

by Dicky Saputra

Januari 30, 2022

Kali ini kita akan membahas apa perbedaan antara inventory control dan inventory management, serta bagaimana kedua fungsi tersebut saling terkait satu sama lain.

Postingan ini juga akan membahas tentang fitur yang perlu Anda pertimbangkan ketika Anda sedang mencari inventory system untuk bisnis Anda.

Sebelum kita masuk lebih jauh, pastikan juga Anda sudah bergabung dengan scmguide telegram channelkarena bakal banyak lagi yang akan saya bagikan di sana seputar supply chain management yang pastinya bermanfaat.

Inventory management vs. inventory control

Inventory management dan inventory control memang serupa. Tapi, keduanya punya fokus yang berbeda. Inventory management berhubungan dengan forecasting dan pemesanan stok.

Sedangkan inventory control, atau dikenal sebagai sebagai stock control, adalah bagian dari inventory management yang berfungsi untuk menangani on-hand stock.

Apa itu inventory management?

Inventory management mengelola proses pemesanan, penyimpanan, dan penggunaan inventory, baik pada tingkat bahan baku, maupun barang jadi. Inventory management membantu Anda mengidentifikasi stok mana yang harus Anda pesan, berapa banyak, dan kapan Anda harus membuat pesanan.

Proses yang terkadang kita kenal juga sebagai stock management, melibatkan pelacakan life cycle barang mentah dan barang jadi, mulai saat memesan produk dari supplier sampai mengirimkannya ke customer, termasuk segala sesuatu di antaranya.

Inventory management adalah bagian penting dari supply chain yang memastikan stok cukup tersedia untuk memenuhi pesanan customer, tapi ngga lebih dari yang bisa bisnis jual. Misalnya, truk penjual makanan bisa menggunakan data inventory mereka untuk memprediksi dengan akurat kalau mereka butuh lima kilogram tomat selama seminggu.

Maka, bisnis tersebut ngga akan membuang-buang uang dengan membeli tomat matang yang ngga akan digunakan. Begitu juga, seorang event organizer ngga akan menghabiskan uang untuk menyewa ruang ekstra cuma untuk menyimpan cangkir kertas yang ngga akan mereka gunakan.

Menerapkan praktik inventory management yang efektif bisa membantu bisnis Anda menyimpan lebih sedikit inventory, meningkatkan akurasi pemenuhan pesanan, dan mengurangi biaya.

Beberapa elemen dasar dari inventory management meliputi:

• Mengelola stok end-to-end, mulai dari pemesanan sampai penjualan.
• Peramalan permintaan menggunakan data penjualan masa lalu untuk memperkirakan permintaan produk customer di masa depan. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang kemungkinan permintaan, Anda bisa membuat keputusan yang lebih baik tentang inventory. Anda bisa menggunakan data ini untuk memahami potensi pasar, menyesuaikan harga, dan mengidentifikasi cara untuk lebih berkembang.
• Menentukan kapan harus mengisi kembali stok Anda.
• Melacak perputaran inventory, atau seberapa sering suatu barang terjual, atau berpindah, dalam waktu tertentu.
• Melakukan cycle count, atau pemeriksaan rutin terhadap sejumlah kecil barang untuk memastikan tingkat akurasi inventory.
• Melakukan audit untuk memverifikasi kalau penghitungan inventory sudah benar saat stok bergerak melalui setiap tahap.

Apa itu inventory control?

Inventory control adalah bagian dari proses inventory management.

Ini adalah kegiatan sehari-hari pengelolaan stok di dalam gudang.

Kegiatan inventory control termasuk menerima, menyimpan dan mentransfer stok, serta melacak dan memenuhi pesanan, juga pengembalian. Memegang kendali atas rotasi stok Anda adalah bagian penting dari inventory control dan proses inventory management yang efisien secara keseluruhan.

Mendefinisikan aliran stok memastikan Anda punya kendali atas barang apa yang Anda gunakan untuk memenuhi pesanan customer, dan kapan. Tergantung pada portofolio produk Anda, Anda bisa menentukan bagaimana produk tersebut Anda gunakan untuk memenuhi pesanan customer.

 

Beberapa metode inventory control yang umum adalah:

• FIFO (First in, First out) – inventory tertua Anda gunakan lebih dahulu untuk memenuhi pesanan customer.
• LIFO (Last in, First out) – inventory yang diterima paling akhir Anda gunakan untuk memenuhi pesanan customer.
• FEFO (First Expired, First Out) – inventory yang paling dekat dengan tanggal kedaluwarsa Anda gunakan untuk memenuhi pesanan customer.

Organisasi gudang juga berada di bawah inventory control. Ketika produk baru tiba, staf memindai barcode atau tag RFID menggunakan scanner. Setiap jenis produk yang diterima punya kode unik. Anda juga bisa menetapkan kode unik untuk produk bernilai tinggi. Misalnya, perangkat mahal seperti sound system kelas atas bisa Anda tandai berdasarkan nomor seri uniknya.

Tim memeriksa pesanan pengiriman yang masuk dan mencatat detail pengiriman. Ketika suatu produk Anda jual, tim pemenuhan pesanan mencatat dan mengemas pesanan untuk keluar dari gudang.

Vendor-Managed Inventory (VMI) adalah model bisnis yang bisa meniadakan fungsi inventory management dari pengecer. Customer berhubungan langsung dengan vendor yang memasok barang (walaupun mereka ngga selalu tahu tentang pengaturan semacam ini).

Vendor kemudian memutuskan kapan harus mengisi ulang pesanan dan berapa banyak yang harus mereka kirim. Seringkali pilihan ini didasarkan pada data yang diterimanya dari sistem Point-of-Sale (POS).

Beberapa elemen dasar inventory control meliputi:

• Menyimpan stok dan melacak lokasi persisnya di dalam gudang.
• Memastikan stok tetap dalam kondisi baik, ngga rusak, dan digunakan sebelum tanggal kedaluwarsa.
• Meletakkan barang-barang fast moving di dekat area pengepakan untuk mempercepat pemenuhan pesanan.

Manfaat inventory control mencakup pendapatan yang lebih tinggi dan customer yang lebih puas. Saat Anda melacak stok secara akurat, Anda akan mengurangi kemungkinan terjadinya kehabisan stok dan backorder.

Mengurangi kelebihan stok dan inventory usang bisa membantu Anda meminimalkan terjadinya kerusakan inventory dan menghilangkan perlunya biaya penyimpanan tambahan.

Perbedaan antara inventory control dan inventory management

Inventory control bertanggung jawab atas pergerakan inventory di dalam gudang. Dengan stock control, Anda melacak barang atau bahan mana yang Anda punya dan berapa jumlahnya. Anda juga melacak kondisi dan status barang.

Sebaliknya, inventory management mencakup seluruh proses peramalan permintaan, pemesanan, dan pengelolaan stok yang ada (on-hand). Proses ini melihat ke masa depan untuk melihat apa yang customer ingin beli dan membuat pesanan sesuai dengan forecast tersebut.

Kesamaan inventory control dan inventory management

Inventory control dan inventory management melacak dan mengelola stok. Inventory control adalah bagian dari keseluruhan proses inventory management dan melacak tren harian untuk setiap item. Inventory management mengikuti tren yang lebih luas selama periode yang lebih lama.

Kedua fungsi tersebut menggunakan perangkat seluler untuk memindai barcode dan RFID untuk pembaruan data secara real-time dan akurat.

Mana yang Anda urus lebih dulu: inventory control atau inventory management?

Stock management yang sukses dimulai dengan stock control yang baik. Anda bisa memulainya dengan memahami stok apa yang ada di gudang Anda dan bagaimana kondisinya. Selanjutnya, tinjau topik strategis, seperti lokasi dan tata letak gudang, prakiraan, dan musim.

Terakhir, sesuaikan jenis stok, jumlah, dan siklus pemesanan untuk memenuhi perubahan permintaan, supplier, dan events. Keuntungan nyata akan datang sesudah Anda memahami ke mana arah bisnis Anda dari sudut pandang inventory.

Inventory management harus Anda dahulukan sebelum inventory control. 

Inventory management system vs. inventory control system

Inventory management system dan inventory control system keduanya merupakan tools untuk mengelola stok. Anda bisa menggunakan satu program yang sama dengan fitur untuk manajemen dan inventory control, atau Anda juga bisa menggunakan sistem terpisah untuk setiap tugas.

Idealnya, Anda harus memastikan kedua sistem inventory tersebut saling “berkomunikasi”.

Inventory management system

Mayoritas bisnis saat ini menjual produk mereka lewat berbagai saluran, seperti online, di dalam toko, dan melalui pengecer pihak ketiga. Selain itu, banyak juga bisnis menyimpan inventory mereka di beberapa gudang, dan banyak juga yang menggunakan 3PL untuk menyimpan stok mereka.

Semua ini menambah kerumitan dalam mengelola inventory Anda secara efisien dan efektif. Sistem yang memberikan visibilitas untuk melacak inventory di beberapa lokasi, memungkinkan Anda menggunakan inventory Anda secara lebih efektif dan menyimpan lebih sedikit inventory.

Inventory management system memungkinkan komunikasi dan pelacakan produk yang lancar di seluruh dunia. Sistem ini juga punya API yang terhubung dengan banyak sistem Enterprise Resources Planning (ERP) perusahaan.

Perusahaan dengan banyak gudang dan beberapa saluran penjualan menggunakan ERP untuk mengoordinasikan sistem inventory management mereka.

ERP menghasilkan informasi produk, biaya, penawaran, dan permintaan secara real-time, jadi perusahaan ngga perlu lagi menyimpan banyak inventory, bisa lebih memenuhi permintaan customer, dan merencanakan fluktuasi pasar.

Sumber :

https://scmguide.com/apa-perbedaan-inventory-control-dan-inventory-management/

Inventory Management yang Efektif

10 Tips Penting Cara Inventory Management yang Efektif

Inventory management adalah bagian penting yang membuat bisnis anda mendapatkan profit. Tapi, sayangnya banyak bisnis kecil ngga mempraktikkan manajemen yang baik dan efektif terkait dengan barang atau produk yang mereka jual.

Beberapa bisnis punya inventory yang terlalu sedikit. Mereka ngga bisa memenuhi harapan customer dengan memastikan produk mereka selalu tersedia.

Hal ini seringkali membuat customer pergi. Kadang mereka beralih ke bisnis lain, yaitu kompetitor Anda. Dan itu bisa berarti untuk seterusnya. Ya, Anda kehilangan customer Anda.

Di sisi lain, banyak juga bisnis yang melakukan hal sebaliknya. Mereka menimbun barang berlebihan dengan alasan “untuk berjaga-jaga”.

Betul, Anda akan selalu punya barang yang dicari customer Anda. Tapi, cara ini juga punya risiko. Anda akan mengeluarkan uang berlebihan dari bisnis Anda yang terikat dalam bentuk inventory. Tentu saja itu akan berpengaruh pada cash flow bisnis Anda.

Kelebihan inventory ngga cuma mengikat cash flow Anda yang berharga, tapi juga lebih mahal untuk disimpan dan dilacak.

Nah, inventory management yang efektif itu, terletak di antara dua sisi ekstrem ini.

Meskipun butuh lebih banyak pekerjaan dan perencanaan supaya bisa mencapai proses manajemen yang efisien, tapi keuntungan Anda akan tercermin dalam usaha Anda.

Jenis inventory

Sebelum Anda bisa menjalankan inventory management yang efektif, Anda harus paham dulu dengan tepat, apa yang termasuk dalam inventory.

Ini adalah beberapa dari banyak jenis inventory:

• Bahan mentah, atau bahan yang Anda gunakan untuk memproduksi produk Anda.
• Produk yang belum selesai (unfinished products), ini adalah produk work-in-process yang belum siap untuk dijual.
• Produk jadi (finished products), yang biasanya Anda simpan di gudang sampai dijual atau dikirim.
• Barang dalam perjalanan (in-transit goods), yang ngga lagi berada di gudang dan sedang dalam proses pengangkutan ke tujuan akhir.
• Cycle inventory, atau produk yang dikirim ke bisnis Anda dari supplier atau produsen, kemudian segera dijual ke customer.
• Anticipation inventory, atau kelebihan produk yang Anda simpan untuk mengantisipasi lonjakan penjualan.
• Decoupling inventory, yaitu suku cadang, inventory, atau produk yang Anda sisihkan untuk mengantisipasi perlambatan atau penghentian produksi.
• Barang MRO, yang merupakan singkatan dari Maintenance (pemeliharaan), Repair (perbaikan), dan Operating supplies,dan mendukung proses produksi.
• Inventory penyangga (buffer inventory), atau inventory pengaman (safety stock), yang berfungsi sebagai bantalan kalau terjadi masalah yang ngga Anda duga atau membutuhkan lebih banyak inventory.

Daftar di atas bisa membantu untuk mengurutkan inventory Anda. Jadi, Anda tahu item mana saja yang termasuk dalam kategori yang sama. Dan kemudian, Anda bisa mengelolanya.

Misal, Anda akan menangani produk jadi Anda dengan cara yang berbeda dari bahan mentah Anda.

Apa program terbaik untuk inventory management?

Banyak program inventory management software yang tersedia untuk bisnis kecil. Tapi, yang terbaik untuk bisnis Anda tentunya bergantung pada banyak faktor.

Misal, Anda tentu ingin mempertimbangkan budget yang Anda punya, jenis bisnis Anda, dan fitur-fitur tertentu yang Anda cari, seperti aplikasi seluler atau cloud backup.

Terlepas dari software yang akan Anda gunakan, pertanyaannya sekarang adalah, bagaimana cara mengelola inventory dengan efektif?

Sebelum kita masuk ke bahasan penting ini, saya mau ajak Anda juga untuk bergabung dengan channel telegram scmguide karena ada banyak lagi tips dan artikel seputar inventory management yang saya bagikan di sana. Jadi, pastikan Anda juga bergabung ya.

Tips untuk mengelola inventory

Sekarang, ayo kita lihat 10 tips penting yang bisa Anda gunakan untuk mengelola inventory Anda secara efektif, yang pastinya bisa meningkatkan profitabilitas dan cash flow management Anda.

Buat prioritas pada inventory Anda

Mengelompokkan inventory Anda ke dalam beberapa kategori bisa membantu Anda memahami item mana yang perlu Anda pesan lebih banyak dan lebih sering. Juga, item mana yang penting bagi bisnis Anda, tapi mungkin lebih mahal dan bergerak lebih lambat.

Para ahli biasanya akan menyarankan untuk mengelompokkan inventory Anda ke dalam grup A, B, dan C.

Item dalam grup A adalah item dengan nilai inventory lebih tinggi, yang Anda butuhkan lebih sedikit.

Barang-barang dalam kategori C adalah barang-barang berbiaya rendah dan cepat habis.

Kelompok B berada di antara kategori A dan C. Itu adalah barang-barang yang punya harga sedang dan bergerak lebih lambat daripada barang-barang C, tapi lebih cepat daripada barang-barang A.

Lacak semua informasi produk

Pastikan Anda menyimpan catatan informasi produk untuk item dalam inventory Anda.

Informasi ini harus mencakup SKU, data barcode, supplier, negara asal, dan nomor lot.

Anda juga bisa mempertimbangkan untuk melacak biaya setiap item dari waktu ke waktu. Jadi, Anda tahu faktor-faktor apa yang bisa mengubah biaya, seperti kelangkaan dan musim, misalnya.

Audit inventory Anda

Beberapa bisnis melakukan penghitungan komprehensif inventory setahun sekali.

Yang lain melakukan penghitungan inventory bulanan, mingguan, atau bahkan harian, untuk barang-barang yang bernilai bagi mereka.

Banyak yang melakukan semua hal tersebut.

Terlepas dari seberapa sering Anda melakukannya, pastikan Anda menghitung inventory Anda secara fisik dengan teratur, untuk memastikannya sesuai dengan apa yang Anda pikir Anda miliki.

Menganalisis kinerja supplier

Supplier yang ngga bisa diandalkan bisa menyebabkan masalah pada inventory Anda.

Kalau Anda punya supplier yang biasanya terlambat dalam pengiriman, atau sering kekurangan dari sisi jumlah barang yang dikirim, inilah saatnya untuk Anda mengambil tindakan.

Diskusikan hal itu dengan supplier Anda dan cari tahu apa masalahnya.

Bersiaplah untuk mengganti supplier, atau Anda akan berurusan dengan tingkat stok yang ngga pasti dan kemungkinan kehabisan inventory sebagai akibatnya.

Terapkan aturan inventory 80/20

Sebagai aturan umum, 80% keuntungan Anda berasal dari 20% stok Anda.

Nah, Anda harus memprioritaskan pengelolaan inventory untuk 20% item ini.

Anda harus paham life cycle penjualan lengkap dari barang-barang ini, termasuk berapa banyak yang sudah Anda jual dalam seminggu atau sebulan, dan memantaunya dengan cermat.

Ini adalah barang-barang yang menghasilkan uang paling banyak untuk Anda. Jadi, jangan sampai Anda gagal dalam mengelolanya.

Konsisten dalam cara Anda menerima stok

Anda tentu tahu kalau inventory yang masuk itu harus diproses. Tapi, pertanyaannya adalah, apakah Anda punya proses standar yang diikuti semua orang? Atau, apakah setiap karyawan Anda yang menerima dan memproses stok masuk melakukannya secara berbeda-beda?

Perbedaan kecil dalam bagaimana stok baru diterima bisa membuat Anda menggaruk-garuk kepala di akhir bulan atau tahun, bingung kenapa jumlah barang Anda ngga sesuai dengan pesanan pembelian (purchase order).

Jadi, pastikan semua staf yang menerima stok melakukannya dengan cara yang sama, semua boks diverifikasi, diterima, dibongkar bersama-sama, dihitung secara akurat, dan diperiksa keakuratannya.

Lacak penjualan

Anda harus tahu setiap hari, barang apa yang Anda jual dan berapa banyak, dan tentu saja memperbarui total inventory Anda.

Tapi di luar itu, Anda harus menganalisis data ini.

Apakah Anda tahu kapan barang-barang tertentu terjual lebih cepat atau malah drop? Apakah itu musiman? Apakah ada hari tertentu dalam seminggu ketika Anda menjual barang-barang tertentu lebih tinggi daripada hari-hari lainnya? Apakah beberapa barang hampir selalu dijual bersamaan?

Paham ngga cuma total penjualan Anda, tapi gambaran yang lebih luas tentang bagaimana barang terjual, penting untuk menjaga inventory Anda tetap terkendali.

Pesan restock sendiri

Beberapa vendor menawarkan untuk melakukan pemesanan ulang inventory untuk Anda.

Sekilas, kelihatannya baik ya? Anda jadi bisa menghemat tenaga staf dan waktu Anda dengan membiarkan orang lain mengelola proses untuk setidaknya beberapa item Anda.

Tapi ingat, prioritas vendor Anda, ngga sama dengan Anda.

Mereka berusaha untuk menjual barang-barang mereka, sedangkan Anda berusaha untuk menyimpan hanya barang-barang yang paling menguntungkan bisnis Anda.

Jadi, luangkan waktu untuk memeriksa inventory dan melakukan pemesanan ulang semua barang Anda sendiri.

Berinvestasi dalam teknologi inventory management

Kalau bisnis Anda cukup kecil, mengelola delapan hal pertama dari daftar ini secara manual, dengan spreadsheet dan buku catatan misalnya, bisa saja dilakukan.

Tapi, seiring tumbuhnya bisnis Anda, Anda malah akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengelola inventory daripada bisnis Anda. Atau, akan ada risiko stok Anda lepas kendali.

Inventory management software yang tepat, membuat semua tugas ini lebih mudah.

Sebelum Anda memilih salah satu solusi software, pastikan Anda paham apa yang Anda butuhkan, kalau solusi tersebut menyediakan Anda analitik yang penting bagi bisnis dan mudah digunakan.

Menggunakan teknologi yang terintegrasi dengan baik

Inventory management software bukan satu-satunya teknologi yang bisa membantu Anda mengelola stok.

Hal-hal seperti mobile scanner dan sistem POS juga bisa membantu Anda tetap di jalur yang tepat.

Saat Anda berinvestasi dalam teknologi, pastikan Anda memprioritaskan sistem yang bisa bekerja sama.

Punya sistem POS yang ngga bisa “berkomunikasi” langsung dengan inventory management software Anda memang bukan akhir dari segalanya. Tapi, Anda mungkin akan memerlukan waktu ekstra untuk mentransfer data dari satu sistem ke sistem lain. Dan itu mudah berakhir dengan penghitungan inventory yang ngga akurat.

Sumber :

https://scmguide.com/10-tips-penting-cara-inventory-management-yang-efektif/