Sales and Operation Planning

Sales and Operation Planning dan Daya Saing Perusahaan

Pernahkah perusahaan Anda mengalami masalah operasional seperti ini? Demand forecast yang dilakukan tidak akurat, terjadi stock out atas produk yang sedang banyak diminta oleh pelangan, namun sebaliknya banyak slow moving stock atas produk yang tidak diminati pelangan. Perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan pelangan dengan cepat dan on time. Sehingga perusahaan pun kehilangan business opportunity dan target perusahaan pun tidak akan bisa di capai.

Dengan banyaknya death stock yang menumpuk di gudang, akhirnya menimbulkan keributan antar departemen. Tim manufaktur dan gudang komplain ke tim perencanaan produksi, dan berlanjut tim perencanaan produksi pun komplain ke tim sales untuk segera melalukan penjualan lebih banyak lagi. Hal ini terjadi karena demand forecast yang diberikan oleh tim sales tidak akurat, realisasi penjualan jauh dari nilai forecast. Sehingga barang menumpuk di gudang dan pabrik. Tim pabrik pun menjadi tidak percaya lagi dengan demand forecast yang dilakukan tim sales.

Jika perusahaan Anda masih mengalami maka jangan kawatir, Anda tidak sendirian. Banyak perusahaan yang mengalami hal serupa. Namun, jika hal ini dibiarkan maka kinerja tim dan perusahaan akan terganggu.

Menurut Supply Chain Planning Benchmark Study 2013 oleh Supply Chain Digest, di sebutkan bahwa hanya 8.91% perusahaan yang sudah menerapkan highly integrated planning environment top-down & bottom-up oriented, 10.12% perusahaan sudah menerapkan highly integrated planning environment top-down oriented. Sebanyak 55.47% yang tergolong moderat, 22.27% yang tergolong disconnected planning, sisanya 3.24% tidak jelas.

Survey Top Ten Supply Chain Challenges

Dalam salah satu survey kepada praktisi bidang supply chain di berbagai industri dengan pertanyaan “hal apa saja yang menjadi kendala dalam operasional perusahaan dan hal apa yang diharapkan bisa dilakukan perbaikan?” Hasilnya menunjukkan bahwa lebih dari 70% responden mengatakan bahwa tidak adanya proses perencanaan yang terintegrasi antar divisi dan ketidakakuratan demand forecast menjadi kendala terbesar perusahaan. Hal ini menyebabkan perusahaan berjalan tidak optimal, terjadi ketidak-efisienan proses produksi, biaya produksi yang lebih besar, kehilangan potensi penjualans dan business opportunity. Plus, tim menjadi stress dan bad mood karena munculnya berbagai komplain dan masalah operasional yang muncul akibat tidak akuratnya demand planning tersebut.

Maka tepat sekali istilah ‘If you fail to plan, you plan to fail’, jika kita gagal dalam membuat perencanaan maka kita merencanakan untuk gagal. Oleh karena marilah kita perbaiki proses perencanaan di perusahaan kita agar meningkat akurasinya dibandingkan realisasi penjualan.

Seperti bullwhip effect, ketidak-akuratan demand planning akan menyebabkan proses yang lebih besar di rantai produksi selanjutnya. Jika proses demand planning sudah bagus, maka operational excellence dalam proses procurement, supply planning dan proses produksi akan mudah diimplementasikan. Akhirnya daya saing perusahaan akan meningkat.

Untuk memperbaiki proses perencanaan dan meningkatkan akurasi dari perencanaan operasional perusahaan, di dalam konsep supply chain dikenal proses Sales & Operation Planning (S&OP). Berdasarkan Supply Chain Planning Benchmark Study 2013 oleh Supply Chain Digest, S&OP di yakini sebagai salah satu proses terpenting yang bisa mendorong perbaikan operasional perusahaan dan meningkatkan daya saing perusahaan. Menerapkan S&OP yang baik itu tidak lah terlalu sulit, sepanjang ada dukungan dari top manajemen.

Singkatnya, S&OP ini menyelaraskan antara permintaan pasar/pelanggan (demand planning) dan kemampuan dan ketersediaan sumber daya internal perusahaan (supply planning).

Berikut contoh perusahaan yang sudah menerapkan integrated planning melalui proses S&OP dengan baik, yaitu dua perusahaan yang masuk kelompok saham blue chips, Unilever Indonesia dan Astra International. Saham kedua perusahaan itupun menjadi idola para investor.

PT Unilever Indonesia Tbk. (UI)

Menarik untuk mengetahui sekaligus mempelajari mengapa UI bisa menjelma menjadi perusahaan consumer goods terbesar di Indonesia dengan pertumbuhan yang konsisten positif dalam waktu yang cukup lama (profitable growth company).

Hasil diskusi saya dengan Bapak Robertus Hendra, ex GM Demand Planning & Supply Planning UI beberapa bulan lalu di kantor, dikatakan bahwa salah satu keunggulan UI adalah di proses perencanaan yang sudah baik dan terintegrasi, proses S&OP sudah dijalankan secara mature, top-down and bottom-up oriented. Kabarnya proses ini sudah dijalankan oleh seluruh divisi dalam organisasi sudah sangat lama, sudah lebih dari 20 tahun yang lalu.

Awalnya proses S&OP ini bersifat top-down approach, namun sekararng sudah menjadi komitmen bersama seluruh manajemen baik di level lokal, regional maupun level group. Dengan banyaknya kategori yang dikelola, UI telah berhasil menjalankan proses integrated planning ini dengan sangat baik, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan yang strategik buat perusahaan. Bahkan UI masuk menjadi satu-satunya perusahaan di Indonesia yang berhasil masuk menjadi 10 besar perusahaan dengan operasional terbaik dunia. Maka tak heran jika saat ini UI menjadi perusahaan FMCG terbesar di Indonesia sampai saat ini.

Kesimpulan saya setelah diskusi panjang dengan Pak Robertus saat itu adalah salah satu key success factors UI selama ini adakah tingginya komitmen manajemen dan organisasi atas integrated planning melalui proses S&OP yang sudah mature dan bagian budaya organisasi.  Bahkan proses S&OP ini menjadi KPI dari CEO UI, jika gagal menjalankan S&OP dengan baik maka CEO siap-siap menerima konsekuensi.

PT Astra International Tbk (AI)

Sebagai perusahaan automotif terbesar di Indonesia yang masuk perusahaan blue chips, AI ternyata mempunyai kesamaan dengan UI, dimana AI sangat ungul dalam hal perencanaan baik untuk demand planning dan supply planning. Contoh sederhana demand planning yang baik dilakukan AI adalah melalui sistem penjualan mobil inden (pesan di awal). Jika ada produk atau varian baru yang akan di launch ke pasar, maka AI menawarkan pembelian melalui inden dengan membayar uang muka terlebih dahulu. Bahkan sering kita jumpai waktu inden bisa mencapai tiga-enam bulan.

Mengapa perlu AI menerapkan strategi inden? Ini sebenarnya untuk mendapatkan kepastian forecast demand atas mobil jenis tertentu. Sehingga sejak awal perusahaan bisa mendapatkan estimasi forecast yang sangat jelas dan akurat atas permintaan unit mobil dan sekaligus mengetahui distribusi lokasi pemesanan. Hal ini penting untuk efisiensi penyediaan bahan baku dan optimalisasi utilisasi kapasitas pabrik. Ujungnya, perusahaan akan mendapatkan biaya produksi yang paling optimal dengan demand planning yang baik ini. Maka tak heran AI pun juga menjadi salah satu perusahaan yang dengan keunggulan operasional excellence nya. Yang semua nya di mulai dengan perencanaan terintegrasi antara demand planning dan supply planning. Sedangkan untuk supply planning, AI sudah sangat terkenal dengan operational excellence yang di jalankan di perusahaan ini.

Garuda Indonesia Travel Fair (GITF)

Dalam event GITF September 2017, Garuda Indonesia (GI) menawarkan promo tiket Jakarta-Hongkong hanya 2.3 juta pp, Jakarta-London yang hanya 8 jutaan pp, Jakarta-Seoul hanya 2.9 juta pp dan masih banyak promo ke destinasi lainnya. Tapi ingat promo tersebut jumlahnya terbatas hanya bisa digunakan di tanggal dan bulan tertentu saja dan harus di bayar di depan. Mengapa tiket promo ini bisa dijual sangat murah? Kira-kira strategi apa yang di terapkan oleh GI? Ternyata promo seperti ini dilakukan juga dalam rangka mendapatkan estimasi forecast demand yang lebih baik. Jumlah dan waktu promo akan mengacu data tren realisasi occupation rate tahun-tahun sebelumnya. Setiap tanggal, bulan dan tujuan destinasi mempunyai tren occupation rate yang berbeda. Nah, GITF inilah berguna untuk meningkatkan occupation rate setiap destinasi penerbangan. Kursi yang biasanya kosong pun akhirnya terisi oleh penumpang. Yang ujungnya adalah meningkatkan utilisasi pesawat dan profit perusahaan.

Saking pentingnya travel fair untuk mendongkrak occupation rate, maka dari Garuda Online Travel Fair (GOTF) 2017 pada 3-9 Agustus 2017 ditarget dua juta orang akan berkunjung ke situs http://www.garuda-indonesia.com. Inilah salah satu upaya agar Garuda mendapatkan perencanaan yang baik dari sisi forecast permintaan pelangan (demand planning).

Selain ketiga contoh di atas, tentunya banyak lagi perusahaan hebat lainnya yang sukses menggunakan integrated planning S&OP ini untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

Ternyata membuat planning tidak sekedar untuk menjalankan perusahaan semata, tapi penting untuk memenangkan di kompetisi yang sengit ini. Jika perusahaan Anda ingin memenangkan kompetisi dan menjadi sebuah sustainable profitable company, maka saatnya mulailah menjalankan integrated planning S&OP ini. S&OP merupakan proses terintegrasi dari demand planning-supply planning-monitoring-execution & strategic decision untuk mencapai target penjualan yang sudah disepakati. Pimpinan tertinggi perusahaan pun terlibat dalam proses S&OP ini.

Sales & Operation Planning (S&OP)

Dari tadi kita bicara mengenai pentingya integrated planning melalui S&OP process. Trus, apa yang sebenarnya di sebut proses S&OP itu?

S&OP adalah sebuah proses yang membantu pimpinan perusahaan untuk merumuskan hal-hal strategik yang berkaitan dengan bisnis untuk meraih keunggulan kompetitif secara terus menerus. S&OP merupakan proses yang sangat penting perannya untuk menghubungkan antara strategi perusahaan dan business plan. Seperti terlihat di dalam ilustrasi berikut (Ilustrasi 1).

Proses S&OP ini meliputi aktivitas yang dilakukan secara regular dan rutin minimal setiap bulan dengan mendatangkan semua tim terkait seperti tim Sales, Marketing, Supply Chain, Finance dan Manufacturing. Dalam S&OP meeting ada proses diskusi, review dan rekonsiliasi terkait dengan demand planning, supply planning, new product dan new marketing plans. Seperti dalam flow process di bawah ini (Ilustrasi 2).

Untuk menjamin proses ini bisa berjalan sukses dan efektif, maka di perlukan komitmen dari seluruh executive committees terutama top manajemen karena proses ini bersifat top-down.

Beberapa faktor penting untuk implementasi S&OP ini adalah:

Proses yang komprehensif dan proven

Adanya sharing data dan informasi secara terbuka dengan tim terkait, sehingga semua mempunyai informasi yang sama

Komunikasi antar menjadi lancar sehingga segala kendala yang muncul terkait dengan sales, production planning dan marketing bisa dicarikan solusi dengan segera

 Dengan mempertimbangkan begitu besarnya manfaat proses S&OP dalam mencapai target dan meningkatkan daya saing perusahaan. Tahun lalu, saya memperkenalkan ide S&OP ini kepada seluruh executive committees dan telah disetujui untuk diimplementasi mulai tahun ini. Tidak mudah di saat awal implementasi proses S&OP ini, namun kami pun sudah merasakan dampak positif dari penerapan S&OP ini. Kolaborasi antar tim semakin baik dan solid, akurasi forecast pun meningkat dan terjadi peningkatan layanan ke pelanggan yang signifikan. Dengan peningkatan operational excellence ini diharapkan daya saing perusahaan pun terus meningkat di tengah persaingan yang sangat ketat ini.

Pekerjaan rumah selanjutnya adalah bagaimana menjadikan proses S&OP ini bisa menjadi budaya organisasi dengan proses yang semakin mature, top-down & bottom-up oriented. Bagaimana dengan perusahaan Anda? Selamat mencoba.

Referensi: modul Certified Supply Chain & Logistic Profesional (CSLP), Asosiasi Logistic Indonesia (ALI) untuk Ilustrasi 1 & 2.

Salam Pembelajar!

Sumber :

https://martoyoconsulting.wordpress.com/2017/09/26/sales-and-operation-planning-dan-daya-saing-perusahaan/