ERP dengan Excel

Menurut saya, ramai antara teman teman mengaku bahawa Excel itu “life saver’. Apa sahaja yang tidak bisa dilakukan di ERP sama ada terencana atau sebaliknya, biasanya dapat kita lakukan memakai Excel. Benar ka??? Memang sudah terbiasa kita mendengar dari sang penjual ERP bahawa ERP bisa melakukan semuanya. Walau bagaimanapun kita yakin terus pada Excel untuk memanage, menganalisa dan merencanakan supply chain kita. Kita amat nyaman bersama Excel.

Dengan arsenal kapabilitas yang ada, ramai yang menganggap Excel sebagai “unspoken ERP”. Excel merupakan perangkat perencanaan paling awal yang pernah saya gunakan. Walaupun penggunaan tersebut terbatas pada demand supply balancing yang sederhana, menurut saya ia jauh lebih mudah, lebih cepat dan lebih efektif dari ERP system saya saat itu. Sampai saat ini saya masih pakai Excel untuk menganalisa data dan sebagai satu perangkat pengukur.  Memang saya peminat Excel! Yang harus kita hati-hati adalah: banyak area pengelolaan global supply chain yang tidak cukup dengan pakai Excel sahaja.

Nah ini ada satu analogi – saat bermain golf, apakah harus pakai driver termahal atau cukup dengan 9 iron ? The right answer depends on what kind of shot you need!  Kalau anda berada di tee Par 3, jawaban  sudah cukup jelas walaupun ramai ahli golf punya masaalah memilih club yang cocok. Hal ini sama terkait keputusan yang harus diambil pada supply chain management. Kita harus pasti sebagai seorang ahli professional di supply chain untuk mengerti kapan sebuah tantangan dilapangan membutuhkan alat yang lebih mutakhir.

Saya pengen berbagi beberapa persyaratan yang tidak dapat dipenuhi ketika mencoba untuk mengelola supply chain yang lebih canggih dengan Excel:

 Apabila anda punya multiple data sources di beberapa tempat atau lokasi dari beberapa sumber yang berbeda termasuk suppliers dan customers
Aabila anda menghabiskan lebih banyak waktu mengumpul data daripada bekerja dengan informasi (working with information)

Apabila supply chain anda menjadi lebih rumit – bukan sekadar menentukan supply dan demand berdasarkan due date sahaja. Anda harus mengalokasikan barang berdasarkan prioritas  atau pelanggan; anda menggunakan aggregated atau disaggregated forecasts menggunakan rasio perencanaan yang berbeda; anda menggunakan alternative sourcing, substitute atau kebijakan inventori yang bervariasi

Apabila anda mendapati bahawa anda tidak lagi bisa merespon pada variabilitas demand secara efektif dan menguntungkan

Apabila anda harus melakukan simulasi  ‘what if’ dalam hitungan menit atau detik versus jam, hari atau minggu.

Apabila siklus S & OP anda terlalu panjang dan sulit untuk mencapai konsensus sebelum siklus berikutnya dimulai

Jika teman2 telah menerapkan Excel sebagai alat stop gap di salah satu situasi tsb, saya pikir anda akan setuju bahawa anda hanya dapat menemukan nilai yang terbatas. Pada awal 80-an, ramai yang befikir mereka bisa membuat solusi apa sahaja dengan menggunakan Excel. Yang jelas, sampai saat ini, situasi tersebut masih belum berubah. Jika gejala di atas pernah anda temu, anda mungkin telah sampai ke batas akhir kapabilitas Excel. Anda mungkin hanya perlu mengganti klub golfnya untuk tembakan supply chain yang lebih sulit.

Salam
Ramlee

Sumber : milis Asosiasi Logistik Indonesia [ALI]